شكل المراسلات
1. تكون جميع الوثائق والمستندات والإشعارات والقرارات وغيرها من أشكال المراسلات المشار إليها في هذا القرار بقانون خطية.
2. تعتمد المراسلات الإلكترونية بقرار من المجلس.
3. عندما تدعو الجهة المشترية أو دائرة اللوازم العامة أو دائرة العطاءات المركزية مشاركة المناقصين في إجراءات عملية الشراء، ينبغي أن تحدد:
‌أ. المتطلبات الخاصة بشكل المراسلات.
‌ب. الوسائل التي ستستخدم لنقل المعلومات من الجهة المشترية أو دائرة اللوازم العامة أو دائرة العطاءات المركزية أو بالنيابة عنها إلى المناقص أو إلى أي شخص، أو من المناقص للجهة المشترية أو دائرة اللوازم العامة أو دائرة العطاءات المركزية أو أية جهة أخرى تنوب عنها.
‌ج. الوسائل التي ستستخدم لتلبية جميع المتطلبات وفق هذا القرار بقانون فيما يتعلق بضرورة أن تكون المعلومات خطية أو ما يتعلق بالتواقيع.
‌د. الطريقة التي ستستخدم لعقد أي اجتماع مع المناقصين.
‌ه. الطريقة التي يمكن للمناقصين من خلالها الحصول على المعلومات عن إجراءات التقديم الإلكترونية، بما في ذلك أي تدابير تتعلق بأمن المعلومات أو ختم الوقت عندما يطلب تقديم العطاءات إلكترونياً.
4. عند إجراء عملية الشراء من خلال الوسائل الإلكترونية، على الجهة المشترية أو دائرة اللوازم العامة أو دائرة العطاءات المركزية:
‌أ. التأكد من أن عمليات الشراء تتم باستخدام نظم تكنولوجيا معلومات وبرمجيات (بما في ذلك تلك المتعلقة بمصادقة وتشفير المعلومات) تضمن عدم التمييز، وأن تكون هذه النظم والتكنولوجيا متاحة لجميع المناقصين وقابلة للتشغيل المتبادل مع نظم تكنولوجيا المعلومات المتاحة عموماً، وأن لا تحد من مشاركة المناقصين في إجراءات عملية الشراء.
‌ب. استخدام الآليات التي تضمن سلامة طلبات المشاركة والعطاءات ومنع الوصول غير المناسب إليها.
‌ج. استخدام الوسائل التي تضمن المشاركة الكاملة والمتزامنة لكافة المناقصين في أي اجتماع معهم.
‌د. وضع التدابير المناسبة لتأمين صحة وسلامة وسرية المعلومات.
5. يحدد المجلس الإجراءات اللازمة لاستخدام وسائل إلكترونية محددة في إجراءات عملية الشراء.